Press "Enter" to skip to content

Zákulisie organizovania veľkého koncertu alebo festivalu!

Zákulisie organizovania veľkého koncertu alebo festivalu!
5 (100%) 2 votes

Všetko začína už niekoľko mesiacov pred podujatím. Kto tu ešte nebol? Koho by sme mali zavolať? Aj takéto otázky padajú medzi organizátormi. Niekedy dáme na web anketu, aby sme si spravili štatistiku o tom, čo by chceli ľudia vidieť, pretože od takýchto výsledkov sa dá lepšie odraziť. Niekedy všetko záleží od termínu vystupujúceho, ktorému sa treba prispôsobiť. Termíny každoročných koncertov a festivalov však nie je dobré posúvať. Preto sa snažíme vždy spraviť kompromis, aby sme boli spokojný aj my, aj diváci aj účinkujúci.

Poďme sa teda pozrieť na to, ako takáto organizácia festivalu vyzerá z vnútra. Čo všetko to teda obnáša?

V prvom rade musíme vybrať interpreta (ak je to koncert) alebo interpretov (ak organizujeme festival). Pokiaľ sme sa s interpretom úspešne dohodli na podmienkach, dátume, cene a ďalších detailoch máme 5% úspechu za sebou. Musíme sa teda pustiť do toho, aby sme úspešne dotiahli aj ďalších 95% vecí, ktoré treba vyriešiť a vybaviť. Samozrejme nesmieme zabudnúť na miesto konania. V našom prípade je miesto konania vždy rovnaké, takže len stačí zájsť za mestom a nahlásiť akciu, poprípade si priestor prenajať. Pokiaľ miesto nemáte, je toto samozrejme prvý bod, ktorý treba vybaviť. Ak ste sa však rozhodli organizovať nejaké podujatie, priestor určite máte. Ak teda máme dohodnutých interpretov a miesto máme za sebou okolo 10% dôležitých vecí, ktoré musíme vybaviť ešte pred začiatkom propagácie.

Poďme si však rozrátať náklady a nastaviť cenu vstupného. Nechceme byť predsa stratový, takže tento bod je tak isto veľmi dôležitý. Je potrebné uvedomiť si, koľko sú ľudia vo Vašom meste alebo obci ochotní zaplatiť za koncert a koľko ľudí bude mať o takýto koncert záujem. Predpokladaná účasť je tiež veľmi dôležitá pri rozhodovaní o cene vstupného. Nie je určite zlé zájsť na iné koncerty, ktoré sa u Vás organizujú a sledovať výšku ich vstupného. Pokiaľ ste si na koncert zohnali sponzorov, môžete sa od toho odraziť a dať cenu vstupného nižšiu, pretože časť nákladov pokryli sponzori, ktorí za túto podporu od Vás samozrejme musia dostať niečo naspäť. Ideálne je, ak im ponúknete reklamné miesto na plagátoch, billboardoch, led obrazovke na pódiu a podobne. Sponzorov samozrejme nesmiete zabudnúť pozvať aj na koncert a priniesť im voľné lístky, aby sa prišli pozrieť na koncert, ktorý podporili.

Zohnali sme teda nejaké peniaze od sponzorov ale stále sme si nerozrátali náklady, však? Poďme teda na to. Čo všetko treba zarátať do nákladov? V našom prípade je toho naozaj dosť. Prenájom priestoru, interpreti, zabezpečenie priestoru – SBS, hasiči, organizátori jednotlivých častí koncertu, či festivalu, jedlo pre interpretov, jedlo pre organizátorov, ubytovanie pre interpretov, oplotenie priestoru, SOZA, TOI TOI búdky, propagácia – tlač plagátov, tlač billboardov, LED obrazovky, propagácia na internete – Facebook reklamy, Google reklamy, tlačové správy, webstránka a ďalších 1000 vecí…

Po tomto všetkom máte ako takú predstavu o výdavkoch na koncert o predpokladanej účasti a záujme a budete vedieť nastaviť cenu vstupného. Z marketingového hladiska nie je vôbec zlé dať na začiaťok nižšiu cenu, ktorá bude ohraničená dátumom, aby ste nalákali prvých návštevníkov festivalu (napríklad: prvých 100 vstupeniek za nižšiu cenu), alebo rozdielnu cenu v predpredaji a na mieste. Nižšiu cenu môžete “rozkúskovať” aj na dlhšie časové obdobie napríklad: 9,90 eur do konca marca, 11,90 eur do konca mája a 15,90 do začiatku festivalu. Takto môžete každý mesiac Vašimi propagačnými kanálmi potencionálnych návštevníkov nabádať na zakúpenie vstupenky za lepšiu cenu, pretože potom už bude vstupné drahšie (na Slovensku to funguje výborne).

Máme teda priestor, máme interpretov, máme rozrátané náklady a cenu vstupného. Čo ďalej?

Ďalším krokom je propagácia samotného koncertu, či festivalu. Aj keď si myslíte, že plagáty a offline reklama už vyšli z módy nie je tomu tak. Plagáty sú stále dôležitou súčasťou propagácie. Treba teda nájsť človeka, ktorý tieto plagáty vytvorí a reklamnú agentúru, ktorá ich vytlačí. Aby si plagáty aj niekto všimol, mali by mať aspoň rozmer A2, čitateľný a veľký font, aby sme ho vedeli bez problémov prečítať aj popri schôdzy okolo stĺpu, kde je plagát nalepený. V dnešnom uponáhľanom svete už len málokto zastane, aby si prečítal všetko, čo je na plagáte. Preto treba zvýrazniť hlavných interpretov, miesto, dátum a čas. Ak človeka plagát zaujme, ostatné veci si určite veľmi rýchlo nájde na internete. Pokiaľ máte v meste alebo okolí billboardové plochy a LED obrazovke určite využite aj tie.

Propagácia na internete je v dnešnej dobe asi najdôležitejšia. Ak potrebujete koncertom alebo festivalom osloviť hlavne mladšie ročníky, internet Vám ponúka skoro neobmedzené možnosti. Začal by som Facebook reklamou (Facebook majú dnes naozaj skoro všetci a preto je to logický krok). Ak máte založenú Facebook stránku Vášho podujatia môžeme začať vytvárať reklamy, ak nie mali by ste to tak čím skôr spraviť. Reklama by mala byť jednoduchá a mala by sa hlavne zameriavať na interpretov festivalu, dátum a miesto konania. Nie je zlé do reklamy hneď pridať aj tlačidlo na nákup lístkov. Aj pri reklame na Facebooku musíte rozmýšlať o tom, akých ľudí chcete na koncert pozvať.

Pokiaľ organizujete koncert regionálnych kapiel nebudete pozývať ľudí z ďalekých miest. Ideálne je v reklamnom účte nastaviť Vaše mesto a okolie +20 až 30 km. Takto sa o Vašom koncerte dozvedia ľudia, ktorých to môže naozaj zaujímať a ktorí by na koncert prišli. Ak však organizujete väčší koncert alebo festival určite nechcete prilákať len ľudí z najbližšieho okolia. Tu však nie je dobré reklamu nastavovať len na určitú lokalitu, ale aj na záujmy (samozrejme nevynechajte pohlavie a vek). Tu sa už ale dostávame moc do hĺbky a nastavovanie reklám na Facebooku si môžeme nechať na iný článok. Do kategórie propagácie na internete môžeme pridať aj Google Adwords, kde sa reklama zobrazí priamo vo vyhľadávaní, čo je super, pretože môžete osloviť ľudí, ktorí hľadajú koncerty a automaticky sa im ponúkne ten Váš.

Propagácia podujatia nie je jednorázová záležitosť a určite ju treba riešiť aj v priebehu podujatia a dokonca aj po skončení koncertu či festivalu. Návštevníci nemôžu na Váš koncert, či festival len tak zabudnúť a preto je dobré pripomínať im ho fotkami, videami a podobne, aby ste ich naladili na ďalší ročník 🙂

Veľké finále prichádza!

Po všetkých týchto krokoch nasleduje čakanie na deň D, ktorým je Váš koncert alebo festival. Väčšinou sú to stresy už od skorého rána, kedy na miesto príde zvukár, ktorý do začiatku podujatia musí mať postavené pódium a pripravený zvuk. Neskôr sa areál začne napĺňať stánkami a rôznymi službami, ktoré musia mať vopred presne dohodnuté miesto, aby vedeli kam majú ísť a nezdržovali tak organizátorov pri inej práci (pokiaľ toto nemáte dohodnuté stratíte veľa času).

Veľmi dôležitým človekom koncertu, či festivalu je stage manager (nie, nie je to ten čo nosí aparatúru na pódium). Stage manager musí byť prítomný počas celého koncertu a má na starosti pódium. To znamená: kompletnú organizáciu technikov, pomocníkov a iných ľudí, ktorí sa pohybujú po pódiu alebo za ním. Musí dohliadať na čas, aby nevznikol časový sklz a neukrátil tak nejakú kapelu o ich vystúpenie (Toto by Vám nespravilo dobré meno ako pred divákmi, tak pred kapelou). Pokiaľ máte stage managera, ktorému veríte, nemusíte sa obávať, že by to na pódiu nefungovalo.

Pokiaľ je teda všetko na svojom mieste, je čas aby sa nazvučila prvá kapela. Každá kapela by mala prísť na miesto minimálne 60 minút pred koncertom (vyloženie aparatúry z auta a príprava zaberie dosť času). Či už je to organizátor, alebo kapela, sú určite všetci radi, že je všetko pripravené a oni sa môžu venovať iným veciam. Radšej prísť 60 minút pred koncertom ako 5 minút po jeho začiatku. Náhoda je blbec a nikdy neviete, čo sa môže stať.

Prvá kapela hrá a stage manager s kolegami, ktorí majú na starosti aparatúru pomaly pripravujú v zákulisí ďalšiu kapelu na vystúpenie. Zvukár má stage plány každej kapely, takže je pripravený na rýchlu výmenu a nazvučenie. Takto to ide až do večera, kedy nastúpi posledná kapela a organizátori si už ako tak môžu vydýchnuť. Po zhasnutí svetiel však práca nekončí. Treba všetko zložiť, zbaliť a zamknúť. Nie je nič výnimočné ani upratovanie areálu, pretože ľudia za sebou vedia zanechať obrovský neporiadok aj keď majú smetné koše uložené približne každé 3 metre.

Tento článok nie je postupom, ako zorganizovať úspešný koncert alebo festival. Sú to len skúsenosti jednotlivca pri organizovaní koncertov za posledných 10 rokov. Na akcie pri ktorých som bol organizačne chodí od 800 do 2500 ľudí.

Tento text nie je redakčným obsahom. Je súčasťou MUSIC ZONE blogu. V prípade otázok nás kontaktujte na mailovej adrese blog@music-zone.eu

FavoriteLoadingPridať do obľúbených položiek

  • marekmuzika

    Ďakujeme za povzbudivé slová. Vďaka nim vieme, že to má zmysel! 🙂

  • Vlasta Trnkova

    Srdecne dakujem, velmi si cenim a mam velku uctu k Vam za podporu novych slovenskych kapiel, predovsetkym mojej top kapele Instinct. Prajem len same priaznive zivotne okolnosti v roku 2018 a vela sil, energie pri podpore uzasnej slovenskej hudby. Pre mna famozna Simka Martausova a uzasni, skveli Instinct.
    S uctou Vlasta Trnkova